الجريدة الرسمية تنشر قرار وزير الداخلية بشأن تنظيم محفوظات الوزارة وإلغاء لائحة 1959

نشرت الجريدة الرسمية، في عددها رقم 136 الصادر بتاريخ 25 يونيو 2026، قرار وزير الداخلية رقم 879 لسنة 2026 بشأن تنظيم قواعد حفظ محفوظات وزارة الداخلية، والعمل بلائحة محفوظات الحكومة، مع إلغاء اللائحة السابقة الصادرة عام 1959.

قرار جديد من وزير الداخلية بشأن تنظيم محفوظات الوزارة وإلغاء لائحة 1959

وجاء القرار بعد الاطلاع على عدد من القوانين والقرارات المنظمة لحفظ الوثائق والمحفوظات، من بينها القانون رقم 356 لسنة 1954 بإنشاء دار الوثائق القومية، والقانون رقم 109 لسنة 1971 بشأن هيئة الشرطة وتعديلاته، والقانون رقم 121 لسنة 1975 بشأن المحافظة على الوثائق الرسمية للدولة وتنظيم أسلوب نشرها، بالإضافة إلى لائحة محفوظات الحكومة الصادرة بقرار وزير المالية رقم 270 لسنة 2009، ومحضر اجتماع اللجنة الدائمة لمحفوظات الوزارة المنعقد في 20 أبريل 2026.

ونصت المادة الأولى من القرار على سريان قواعد وأنظمة الحفظ الواردة بلائحة محفوظات الحكومة الصادرة بقرار وزير المالية رقم 270 لسنة 2009 على جميع أنواع محفوظات وزارة الداخلية التي لم ترد بشأنها أحكام في الجداول الملحقة بالقرار.

وأوضحت المادة الثانية أنه في حال استحداث سجلات أو دفاتر أو استمارات أو أوراق جديدة، أو إلغاء العمل بأي منها، أو الحاجة إلى تعديل مدة حفظها أو مسماها، يتم عرض الأمر على الإدارة العامة للشئون الإدارية واللجنة الدائمة لمحفوظات الوزارة، مشفوعًا برأي الجهة المختصة، لتحديد مدة الحفظ أو سبب الإلغاء أو التعديل.

كما نصت المادة الثالثة على أن الأوعية الورقية التي تنتهي مدة حفظها وفقًا للجداول المقررة بلائحتي الوزارة والحكومة، ويُرى التخلص منها، تُعرض على اللجنة الدائمة للمحفوظات، المعاد تشكيلها بالقرار رقم 301 لسنة 2013، لاتخاذ ما يلزم بشأنها.

وقضت المادة الرابعة بنشر القرار في الوقائع المصرية، والعمل به اعتبارًا من تاريخ نشره، مع إلغاء لائحة محفوظات وزارة الداخلية الصادرة بقرار وزير الداخلية رقم 49 لسنة 1959.

وحمل القرار توقيع وزير الداخلية اللواء محمود توفيق، وجرى تحريره بتاريخ 25 مايو 2026.

في سياق متصل، تضمنت لائحة محفوظات وزارة الداخلية، المنشورة بالوقائع المصرية، تعريفًا للمحفوظات باعتبارها السجلات والدفاتر والمستندات والأوراق والاستمارات بمختلف أنواعها التي تستخدمها قطاعات الوزارة ومديريات الأمن، ثم ينتهي العمل بها ويستلزم الأمر حفظها لمدة عام فأكثر، وفقًا لحاجة العمل أو لقيمتها التاريخية.

وأوضحت اللائحة أن الهدف منها هو تنظيم حفظ المحفوظات وصيانتها وتداولها طوال مدد الحفظ المقررة، بما يضمن سهولة الرجوع إليها عند الحاجة، مع تحديد آلية التصرف في السجلات والأوراق التي تنتهي مدة الاحتفاظ بها وفقًا لجداول الحفظ.

وقسمت اللائحة المحفوظات إلى نوعين، الأول المحفوظات المستديمة، وتشمل السجلات والوثائق التي تتضمن حقوقًا أو التزامات أو اتفاقات أو ترتبط بالمصلحة العامة أو تتمتع بقيمة تاريخية، ويستمر الاحتفاظ بها بشكل دائم. أما النوع الثاني فهو المحفوظات المؤقتة، وهي التي يتم الاحتفاظ بها لفترات زمنية محددة ثم يُستغنى عنها بعد انتهاء مدة الحفظ المقررة.

كما نصت اللائحة على أن سنة الحفظ هي سنة ميلادية تبدأ في أول يناير وتنتهي في آخر ديسمبر، وتُحسب مدة الحفظ اعتبارًا من أول يناير التالي لانتهاء العمل بالمحفوظات.

وبحسب اللائحة، تُسلم السجلات والدفاتر التي ينتهي العمل بها حتى شهر أغسطس إلى غرف الحفظ خلال شهر أكتوبر من العام نفسه، بينما تؤجل السجلات التي ينتهي العمل بها بعد أغسطس إلى أكتوبر من العام التالي، باستثناء مستندات الصرف والإيراد التي يراجعها الجهاز المركزي للمحاسبات، حيث تُرسل إليه شهريًا وفقًا للنظم المحاسبية المعمول بها.

وحددت اللائحة أماكن حفظ المحفوظات بعد انتهاء مدة الاحتفاظ بها داخل الإدارات، وتشمل غرف الحفظ بالقطاعات والإدارات العامة والرئيسية ومديريات الأمن، إلى جانب دار المحفوظات العمومية، مع إلزام كل جهة بحفظ وثائقها محليًا طوال المدد المقررة، قبل إرسال ما يستوجب الحفظ الدائم إلى دار المحفوظات العمومية.

كما ألزمت اللائحة الجهات المختصة باتخاذ إجراءات محددة قبل تسليم السجلات للحفظ، من بينها ترقيم صفحاتها بأرقام مسلسلة، وإثبات انتهاء العمل بها، وتحديد مدة الحفظ المقررة لكل سجل أو دفتر.